À propos d’Asana
Lancé en 2011 par deux anciens de Facebook et Google, Asana est un logiciel de gestion de tâches collaboratif, dont l’objectif est d’aider les équipes à mieux travailler en restant organisées. Utilisé par plus de 100 000 entreprises dans le monde, Asana permet de piloter tout type de projet et de maintenir une communication fluide entre les membres d’une équipe.
Mais est-ce qu’Asana est fait pour vous ? Faites-vous votre avis en lisant cet article !
Tarifs d’Asana
Offre gratuite
Asana propose une offre gratuite qui conviendra sans problème aux projets personnels, aux travailleurs indépendants et aux petites équipes qui ont besoin d’un outil simple et efficace pour suivre leurs tâches.
On apprécie la générosité de cette offre gratuite, car contrairement à de nombreux concurrents, Asana ne verrouille pas la quantité de données saisies par les utilisateurs : avec l’offre gratuite d’Asana, vous pouvez créer un nombre illimité de tâches, de projets, de messages, et conserver l’historique de vos activités.
Toutefois, cette offre gratuite a des limites : par exemple, les projets ne peuvent être visualisés qu’en mode liste ou Kanban. Pour débloquer des fonctionnalités avancées de gestion de projet et d’organisation d’équipe, vous devrez passer sur un plan payant.
Plans payants
Si la version gratuite d’Asana ne vous suffit pas, vous pouvez opter pour une des offres payantes. Asana reste un logiciel de gestion de projet accessible compte tenu des fonctionnalités offertes !
La tarification est simple : vous payez un abonnement mensuel, avec un coût par utilisateur. L’abonnement est plus avantageux si vous payez annuellement. Nous avons récapitulé pour vous le contenu des offres d’Asana (tarifs avec paiement annuel).
| Basic | Premium | Business | |
|---|---|---|---|
| Tarif mensuel par utilisateur | gratuit | 10,99 € | 24,99 € |
| Tâches, projets, messages et historique illimité | oui | oui | oui |
| Nombre d’utilisateurs maximum | 15 | illimité | illimité |
| Stockage de fichiers | illimité (100 Mo par fichier) | illimité | illimité |
| Utilisateurs invités | non | oui | oui |
| Vue Diagramme de Gantt | non | oui | oui |
| Champs personnalisés | non | oui | oui |
| Formulaires | non | oui | oui |
| Gestion des tâches avancées : dates et heures de début, dépendances, jalons, modèles… | non | oui | oui |
| Gestion de portefeuilles de projet (PPM) | non | non | oui |
| Suivi des objectifs | non | non | oui |
| Gestion des ressources | non | non | oui |
| Règles et workflows personnalisés, révisions | non | non | oui |
| Intégrations avancées (Salesforce, Adobe Creative Cloud, Tableau, Power BI | non | non | oui |
Pour les entreprises les plus exigeantes en termes de sécurité et d’administration, Asana a également mis en place une offre Enterprise, sur devis uniquement.
Asana : pour qui ?
Pendant longtemps, Asana a surtout été populaire auprès des startups, des freelances et des petites entreprises digitales. Sa version gratuite, qui le rend accessible à tous, a fait son succès.
Mais depuis plusieurs années, Asana a mis en place de nouvelles fonctionnalités pour convaincre aussi les entreprises de taille plus importante. Gestion des ressources, automatisation, gestion de portefeuille projet (PPM) : autant de fonctionnalités de l’offre Business qui permettent à Asana de convenir à des équipes structurées. Au sein des entreprises, tous les services peuvent utiliser Asana, mais il est particulièrement apprécié des gestionnaires de projets agiles, des équipes produit, des équipes créatives, et des équipes communication et marketing.
Bien sûr, Asana est particulièrement adapté au travail à distance, puisqu’il permet aux collaborateurs de travailler ensemble sans être dans la même pièce.
Accessibilité et hébergement
Asana est un logiciel SaaS, accessible depuis un navigateur web. L’hébergement et les mises à jour sont inclus dans l’abonnement.
Un point important à préciser : pour répondre aux exigences du marché européen et notamment être conforme au RGPD, Asana a mis en place en 2019 des serveurs situés en Europe, plus précisément en Allemagne. La politique de sécurité d’Asana est particulièrement sérieuse, et a été reconnue par plusieurs certifications.
Asana est également accessible depuis votre téléphone mobile iOS ou Android en téléchargeant l’application dédiée, et ce dès la version gratuite. Une application de bureau existe également pour Mac et PC, pour ceux qui aiment travailler en dehors de leur navigateur.
Inscription et test d’Asana
Pour se faire un avis sur Asana, il suffit de le tester ! Ça tombe bien, on l’a fait pour vous. Voici ce que nous en avons pensé.
Tout d’abord, pour tester Asana c’est très simple : vous avez juste besoin de donner votre adresse mail pour créer un compte gratuit.
Une fois votre adresse mail confirmée, Asana vous demande quelques informations : votre nom et un mot de passe, vos objectifs et votre rôle dans votre organisation. Ces données vont permettre de personnaliser votre expérience. Pour notre test, nous avons choisi le rôle de Chef de projet.
Ensuite, Asana vous propose de créer votre premier projet avec une interface simplifiée. C’est un bon moyen de tester le logiciel avec vos propres données. Cette étape de prise en main est originale, bien faite et aide à se projeter dans l’utilisation de l’outil. Vous êtes incité à créer quelques tâches et à choisir le mode d’affichage qui vous convient le mieux (liste, Kanban, Gantt, Calendrier).
On vous propose ensuite d’inviter vos collègues à vous rejoindre : et c’est parti, bienvenue dans votre espace de travail !
L’interface d’Asana est très claire, et on n’a pas trop de problèmes à comprendre le rôle de chaque écran. Il faut préciser que, contrairement à certains concurrents comme Basecamp ou Notion, Asana est traduit en français, et les termes utilisés sont bien choisis.
La page d’accueil, configurable, affiche par défaut une liste de choses à faire pour prendre en main Asana. Vous êtes guidé pas à pas de façon très intuitive.
Sur cette page d’accueil, vous pouvez afficher vos tâches en cours, vos projets, ainsi qu’un bloc-note pour mettre de côté toutes vos idées.
Le menu de gauche vous permet d’accéder d’autres fonctionnalités importantes.
Tout d’abord, votre liste de tâches, que vous pouvez trier, filtrer et afficher de différentes manières. Indépendamment de leur date d’échéance, cet espace vous permet de choisir sur quelles tâches vous allez travailler aujourd’hui, demain, la semaine prochaine ou plus tard. C’est un moyen simple et efficace d’organiser son travail. Ces taches peuvent être affichées en mode liste, Kanban, Calendrier. Vous pouvez également utiliser l’outil de recherche pour retrouver une tâche en particulier.
Vous avez également accès à votre boîte de réception, qui affichera toutes les notifications importantes : commentaires, mises à jours de tâches… Là aussi, vous êtes guidé dans la découverte de ces fonctionnalités.
Depuis le menu de gauche, vous avez également accès à vos projets, organisés par équipe. Ainsi, vous pouvez créer un espace de travail pour chaque équipe (Produit, Développement, Marketing…) : ainsi chacun n’a accès qu’aux informations qui le concernent.
Pour créer un nouveau projet, vous avez 3 possibilités :
- Partir de zéro ;
- Importer un tableau : bien utile si vous gérez vos tâches sur Excel actuellement ;
- Partir d’un modèle de projet.
Asana propose de nombreux modèles de projets, classés par type : Marketing, Conception, Commercial, RH… Du Brainstorming en équipe au Business Plan, en passant par le Modèle de Conception de projet web, vous trouverez forcément votre bonheur dans la liste !
Pour démarrer, on vous conseille d’utiliser le modèle de projet “Formation aux fondamentaux d’Asana, qui crée automatiquement une liste de tâches (en français) à suivre pour prendre en main l’outil.
Enfin, pour aller plus loin, vous avez accès, directement depuis votre compte, à une bibliothèque complète de tutoriels vidéo et d’articles de conseils pour vous aider à utiliser au mieux le logiciel.
En les utilisant, vous serez certain d’avoir toutes les clés en main pour découvrir Asana pendant votre période d’essai.
Ergonomie et facilité d’utilisation
Pendant notre test, Asana nous a semblé vraiment ergonomique et facile à utiliser.
De nombreux petits détails montrent que les équipes d’Asana ont tout fait pour vous aider à comprendre leur logiciel.
Ceci étant dit, comme tous les logiciels de gestion de projet, Asana regorge de fonctionnalités avancées et d’options de paramétrage qui font toute sa force, surtout si on s’intéresse aux fonctionnalités des plans payants. Ainsi, on vous conseille de prendre bien le temps de découvrir l’outil dans tous ses recoins.
Un détail plutôt sympathique : Asana dispose d’un mode sombre et s’adapte à la configuration de votre système, c’est-à-dire que si vous avez activé le mode sombre sur votre ordinateur, Asana l’active automatiquement. Le monde sombre permet de reposer vos yeux et d’économiser la batterie de votre ordinateur, c’est donc un point intéressant.
Parmi les options d’affichage, on trouve même un mode spécifique pour daltoniens : preuve que l’accessibilité et l’ergonomie sont au coeur des préoccupations des équipes d’Asana.
Fonctionnalités proposées par Asana
Récapitulatif des fonctionnalités
| Fonctionnalités | Compris dans Asana ? |
|---|---|
| Planification de projets | oui |
| Vue Kanban | oui |
| Vue Gantt | oui |
| Modèles de projets | oui |
| Suivi de l’avancement des projets | oui |
| Gestion de tâches | oui |
| Gestion de ressources | oui |
| Suivi du temps et des dépenses | avec extension |
| Outils de collaboration | oui |
| Gestion d’équipes et d’invités | oui |
| Gestion de documents | import de fichier |
| CRM | non |
| Facturation | non |
| Application mobile | oui |
| Intégrations avec outils tiers | oui |
Planification des tâches et des projets
Asana est un excellent gestionnaire de tâches, comme vous allez le voir. Où que vous soyez dans le logiciel, vous avez accès à un bouton + permettant d’ajouter une tâche, associée à un projet ou pas (ainsi, vous pouvez aussi gérer vos tâches personnelles, sans être obligé de créer un projet).
La fenêtre de création d’une tâche par défaut est très simple : un titre, une description, un responsable : pas de temps perdu.
Vous pouvez même créer une tâche simplement en envoyant un mail à une adresse spécifique, ou bien à partir d’un formulaire configurable. Mais vous pouvez aussi enrichir votre tâche avec de nombreuses informations :
- du texte mis en forme (gras, italique, listes à puces, liens…) ;
- mention de membres de votre équipe qui seront notifiés ;
- des emojis ;
- des pièces jointes ;
- une date d’échéance ;
- un statut ;
- une priorité ;
- des champs personnalisés ;
- vous pouvez même, directement depuis la création d’une tâche, créer une vidéo de votre écran ou de vous-même et la relier à cette tâche.
Ensuite, à partir d’une tâche créée, vous avez plusieurs possibilités :
- créer des sous-tâches ;
- marquer une tâche comme jalon ;
- ajouter des étiquettes ou tags pour classer vos tâches ;
- ajouter un commentaire…
Asana permet de suivre de manière détaillée ses tâches et de les planifier. Vous pouvez visualiser vos propres tâches, mais également celles de toute votre équipe, par projet. En plus du mode liste, Asana propose différentes vues pour afficher vos tâches :
Tableau (vue Kanban)
La vue tableau affiche vos tâches dans des colonnes selon leur état d’avancement ou tout autre workflow. Pour chaque projet, vous pouvez définir les colonnes et leur ordre.
Chronologie (Gantt)
La vue Chronologie permet d’afficher vos tâches sous la forme d’un diagramme de Gantt. Vous pouvez déplacer les tâches par un simple cliqué-glissé, et visualiser les dépendances entre les tâches. Cette vue n’est pas disponible dans la version gratuite.
Calendrier
La vue calendrier permet de visualiser les tâches dans un planning mensuel.
Tableau de bord
Vous disposez également d’une vue tableau de bord permettant de visualiser en un coup d’oeil toutes les informations sur un projet.
Gestion des ressources et suivi du temps
Asana étant prévu pour le travail en équipe, il permet de suivre le temps passé sur chaque tâche, chaque projet, et de piloter la charge de travail de votre équipe.
Time-tracking
Asana permet de gérer du time-tracking, ou suivi du temps passé, grâce à une intégration avec l’outil Harvest.
Pour l’utiliser, vous devez activer cette option dans vos paramètres, et créer un compte sur Harvest. C’est un peu dommage qu’Asana ne gère pas cette option en standard, comme le font ses concurrents Wrike ou Clickup.
Portefeuille de projet
La fonctionnalité Portefeuille de projet, accessible uniquement aux clients de l’offre Business, permet de visualiser la progression de l’ensemble de vos projets, de suivre les délais et les risques, et de piloter la charge de travail de chaque membre de votre équipe au sein d’un tableau visuel.
Collaboration
Asana est par essence collaboratif. Non seulement vous pouvez échanger en équipe sur les tâches et les projets grâce aux commentaires et à un espace de messagerie dédié à chaque projet, mais vous pouvez également mettre en place des règles de validation. Cela permet de conserver une communication fluide au sein des équipes et d’éviter de perdre du temps en échanges d’e-mails et en réunions chronophages.
Avec Asana, vous pouvez interagir avec les membres de votre équipe, mais également inviter vos clients et partenaires à collaborer sur vos projets. Ils n’auront accès qu’aux informations auxquelles vous leur donnez les droits.
Un projet ou une tâche peut être partagé par mail, ou via un simple lien d’accès.
Automatisation
Pour chaque projet, il est possible de mettre en place des règles automatisées afin de gagner du temps.
Exemples :
- associer une tâche à un certain statut lorsqu’elle atteint une certaine échéance ;
- attribuer une tâche à un collaborateur lorsqu’elle est créée ;
- noter une tâche comme terminée lorsqu’elle est déplacée dans une certaine section ;
- …
Les intégrations permettent également d’automatiser l’envoi d’un message sur Slack ou Teams lorsqu’une tâche est créée ou modifiée, ou de créer un ticket dans Zendesk à partir d’une tâche…
Gestion de documents
Contrairement à ses concurrents Notion, Monday ou encore Clickup, Asana n’intègre pas de véritable espace documentaire.
Toutefois, vous pouvez importer des fichiers dans Asana, soit en pièce jointe, soit à partir d’un fournisseur externe comme Google Drive ou Dropbox.
Intégrations
Une des forces d’Asana est la bibliothèque importante d’intégrations disponibles.
Dès la version gratuite, vous avez accès à plus de 100 intégrations pour connecter Asana à vos outils préférés.
- messagerie (Slack, Gmail, Teams, Outlook…) ;
- outils de stockage (Google Drive, Onedrive, Dropbox, Sharepoint…) ;
- outils de time tracking ;
- outils de développement (Azure, GitHub…) ;
- outils de création (Canva, Figma, Invision…) ;
- logiciels CRM et service client (Pipedrive, Freshdesk, Zoho, Zendesk…).
Certaines intégrations comme Jira, Adobe Creative Cloud ou Saleforce ne sont accessibles qu’aux titulaires d’un abonnement payant. De plus, vous pouvez facilement créer vos propres connecteurs en utilisant Zapier, Integromat ou Automate.io. Les développeurs peuvent enfin créer des intégrations sur mesure grâce à l’API Asana.
Service client et support
Asana propose différentes possibilités pour assister ses utilisateurs et répondre à leurs questions dans l’utilisation du logiciel. Tout d’abord, vous avez accès à de nombreuses ressources pour vous aider :
- formations et webinaires ;
- articles et guides d’utilisation ;
- vidéos tutoriels ;
- forum de discussion (en anglais) ;
- FAQ.
Vous pouvez également contacter le support en remplissant un formulaire. Les clients payants ont accès à des ressources supplémentaires. Seuls les clients de l’offre Enterprise ont accès à l’assistance 24h/24 et 7j/7.
Asana : avis clients
Que pensent les clients d’Asana de ce logiciel de gestion de projet ?
Asana obtient un moyenne de 4,3 sur 5 sur G2 pour 8058 avis. Les 97 avis de Trustpilot sont assez partagés mais nous observons tout de même que les avis négatifs concernent prinicpalement le service client et des problèmes au niveau du paiement.
Globalement, les utilisateurs d’Asana sont satisfaits : malgré une courbe d’apprentissage un peu élevée pour certains, Asana permet à ses clients de mieux gérer leurs projets et de collaborer sereinement en équipe. L’ergonomie est appréciée ainsi que les nombreuses options de paramétrage.
Les critiques formulées à l’encontre d’Asana sont d’ordres divers. Certains utilisateurs se plaignent de la qualité de service, et de l’augmentation régulière des tarifs. D’autres trouvent le logiciel difficile à mettre en place et ont du mal à trouver les informations qu’ils recherchent.
Asana : avis final
Pour conclure, quel est notre avis sur Asana ?
Asana est un très bon logiciel de gestion de tâches et de collaboration, notamment pour les équipes qui travaillent à distance.
Il dispose de toutes les fonctionnalités essentielles pour piloter des projets et suivre le travail de ses collaborateurs. Il convient aussi parfaitement pour une personne seule qui a besoin d’organiser son travail de façon efficace.
Simple en apparence, il dispose de nombreuses options de paramétrage qui nécessitent un certain temps d’adaptation. Si vous êtes à la recherche d’un outil très simple, peut-être que vous préférerez Trello ou Todoist.
Mais si vous cherchez un outil robuste et que vous êtes prêt à payer un abonnement Premium ou Business, Asana est assurément à logiciel de gestion de projet à considérer, à l’instar de Clickup ou Wrike.
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